Instituto PolitÉcnico Nacional "La Técnica al Servicio de la Patria"

  
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Digitalización Documental


 
En el Archivo General del Instituto Politécnico Nacional, se cuenta con un Sistema denominado Sistema de Administración de Documentación Institucional (SADI)​​, el cual fue diseñado pensando en la digitalización de la documentación resguardada en el archivo del IPN, y la generada durante 15 años más, razón por la que dicho sistema garantiza la integridad de la información con un sistema de recuperación en caso de desastres (DRP)un sistema de respaldosuna firma electrónica (validación electrónica de cada documento digitalizado mediante encriptado).  También incorpora componentes y  subsistemas de última generación, tanto en procesamiento,  seguridad de la información, procesos y lógica de negocio, en donde aprovechamos e incorporamos la normatividad aplicable en la materia, lo que lo hace una solución única en su tipo.​
 

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Derivado de la implementación del SADI, surgen los siguientes Servicios Institucionales:  
  
  
Digitalización, Clasificación y Catalogación de Documentos, ya sean físicos o electrónicos, con fundamento en las disposiciones y reglamentos que marca la ley en materia de archivo, entregado en un repositorio listo para ser administrado y gestionado por sus propias aplicaciones y sistemas operativos.

Consiste en la digitalización indizada de los documentos con OCR, limpieza de la imagen y al mismo tiempo clasificar y catalogar los documentos digitales y físicos, al poner en los metadatos del archivo digitalizado, información necesaria para búsquedas avanzadas, para la generación de la fórmula clasificadora, para su clasificación de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística, y para la generación del Catálogo de Disposición Documental. Se entregara en medio digital todos los documentos digitalizados, un Cuadro General de Clasificación Archivística, un Catálogo de Disposición Documental, y todos los documentos en cajas rotuladas debidamente clasificados, catalogados e identificadas.
 
 
Fórmula clasificadora
La fórmula clasificadora está constituida por la clave programática de la dependencia, la sección y la serie, un número consecutivo, numero de legajo, y el año de apertura del expediente.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones sustantivas de cada dependencia o entidad.
Se encuentra integrado por:
Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica.
Sección: Grupo documental, son los asuntos generales que maneja una institución o dependencia en el desarrollo de sus atribuciones
Serie: División de una sección, que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro común.

Catálogo de Disposición Documental
Registro general y sistemático que establece los valores primarios de los documentos, los plazos de conservación, la vigencia documental (tiempo de guarda), la clasificación de reserva o confidencialidad, los valores secundarios (históricos) y el destino final.

 
​​Diseño y desarrollo de un sistema que gestione el repositorio digital, antes descrito y que permita la integración de los flujos de los procesos de cada organización, para optimizar los recursos en la atención a usuarios finales. 
 
 
Para el diseño de la aplicación lo más relevante es la generación automática de la formula clasificadora, la cual es el resultado del análisis de la estructura orgánica de la dependencia o institución y la aplicación de la normatividad vigente en materia.
Los criterios resultantes se transforman en catálogos de la base de datos, procedimientos almacenados y algoritmos computacionales con los que opera el módulo de clasificación y generación de la formula clasificadora del Sistema de Gestión Documental Digital, para generar automáticamente la Formula clasificadora y los reportes establecidos periódicamente en la normatividad vigente para la conservación y trasferencia de archivo de cada dependencia o institución.
Derivado de lo anterior se genera un Cuadro General de Clasificación Archivística y un Catálogo de Disposición Documental, en los que se establecen criterios de clasificación, los tiempos de guarda y trasferencia de la información, de acuerdo a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (D.O.F 11-06-2002) y Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos. (D.O.F. 20-02-2004).


Asesoría en la implementación de esta solución.

Consiste en asesorar a las organizaciones desde la compra del equipo hasta la puesta en marcha de la solución. La solución cuenta con un servidor central de aplicaciones y Base de Datos con sistema operativo que soporta el volumen de indexación de los archivos de imagen requeridos; Dos discos duros con tecnología NAS y que pueden crecer de acuerdo al volumen requerido, uno de almacenamiento con replicación y otro para DRP y seguridad; un servidor de almacenamiento y respaldo; una librería con capacidad suficiente; y de servidores de ingesta y escáneres de alto volumen.
La aplicación o sistema será desarrollado utilizando un modelo de tres capas, con una interfaz web lo que la hace visible a la red internacional, base de datos relacional y lógica de negocio de java lang, permitiendo con esto que dependencias organizacionales distantes geográficamente puedan ver su información; sin que la base de datos y los datos estén comprometidos, es decir que solo la aplicación y quien uno decida pueda acceder a la información, ya que la base de datos está diseñada en sql migrada a Oracle y almacenada en un servidor con sistema operativo unix con “hardening” para aumentar su seguridad.

ModConcSADI.png


 
VENTAJAS​
 
    • ​Acceso más rápido a la información.
    • Catalogación de la información.
    • Integración de la información en un solo repositorio.
    • Reducción de tiempos de respuesta.
    • Automatización de los procesos.
    • Mayor administración de los flujos de los procesos.
    • Reducción de costos de papel (PAPER LESS).
    • Obtención de información de todo tipo de documentos mediante reconocimiento de texto.
    • En caso de desastre, la solución permite una recuperación total en un sitio remoto.
    • Cuenta con un robot de cintas para garantizar la integridad de la información.
    • Validación electrónica del documento encriptado para garantizar su integridad. 
    • Adaptable a las necesidades de cualquier organización.
    • ​Es portable y adaptable a cualquier plataforma: UNIX, Windows, OS X, Linux.​​​​​​​​​
 
 

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